Artikel 1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Aivoria
Aivoria B.V., gevestigd te Lievendaal 11, 6651 EZ Druten, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90977416.
Klant
de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Aivoria een overeenkomst sluit of daartoe een aanbod ontvangt.
Overeenkomst
iedere overeenkomst tussen Aivoria en Klant, inclusief bijbehorende offertes, opdrachtbevestigingen, bijlagen, verwerkersovereenkomsten en aanvullende afspraken.
Diensten
alle door Aivoria aangeboden producten en diensten, waaronder chatbots, digitale assistenten, automatiseringen, social media beheer, advies, implementatie, maatwerk en bijbehorende portalen en platformen.
Platform
de softwareomgevingen van Aivoria, waaronder Aivoria KS, Aivoria SMP, Aivoria AA, Aivoria MA en eventuele maatwerkomgevingen.
Eindgebruiker
een gebruiker van het Platform via een account van Klant, of een persoon die in contact komt met een door Aivoria geleverde dienst, zoals een bezoeker die met een chatbot van Klant chat.
AI output
alle teksten, afbeeldingen, adviezen, samenvattingen, automatiseringsresultaten of andere inhoud die geheel of gedeeltelijk met behulp van kunstmatige intelligentie wordt gegenereerd.
Artikel 2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten van Aivoria, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2.2 Algemene voorwaarden van Klant zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.3 Bij strijdigheid tussen deze voorwaarden en de Overeenkomst geldt het bepaalde in de Overeenkomst.
2.4 Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen dan een vervangende bepaling afspreken die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.
Artikel 3. Offertes en totstandkoming overeenkomst
3.1 Offertes van Aivoria zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
3.2 Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant een offerte schriftelijk, waaronder per e-mail, accepteert, of zodra Aivoria met de uitvoering van de werkzaamheden start na opdracht van Klant.
3.3 Bij accountaanmaak op een Platform komt de Overeenkomst tot stand zodra Klant de gebruiksvoorwaarden en deze algemene voorwaarden aanvaardt.
3.4 Aivoria mag een opdracht weigeren zonder opgave van redenen.
3.5 Wijzigingen of uitbreidingen van de opdracht zijn pas bindend wanneer deze schriftelijk zijn bevestigd door Aivoria.
Artikel 4. Uitvoering van de diensten
4.1 Aivoria spant zich naar beste vermogen in om de Diensten zorgvuldig en deskundig uit te voeren. Alle verplichtingen van Aivoria zijn inspanningsverplichtingen, geen resultaatsverplichtingen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
4.2 Aivoria mag bij de uitvoering van de Overeenkomst derden inschakelen, waaronder hostingpartijen, softwareleveranciers, AI dienstverleners, ontwikkelaars, analysepartijen en andere technische of administratieve dienstverleners.
4.3 Genoemde termijnen zijn streeftermijnen en geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
4.4 Klant zorgt ervoor dat alle informatie, materialen, accounts, toegangen en medewerking die Aivoria nodig heeft tijdig beschikbaar zijn. Vertraging door Klant komt voor rekening en risico van Klant.
4.5 Aivoria bepaalt zelf op welke wijze de Diensten technisch en organisatorisch worden uitgevoerd, tenzij partijen hierover specifieke schriftelijke afspraken hebben gemaakt.
Artikel 5. Gebruik van het Platform
5.1 Klant krijgt een niet exclusief, niet overdraagbaar en niet sublicentieerbaar recht om het Platform te gebruiken gedurende de looptijd van de Overeenkomst en uitsluitend voor het overeengekomen doel.
5.2 Klant is verantwoordelijk voor het beheer van accounts, rechten en inloggegevens van zichzelf en zijn Eindgebruikers.
5.3 Klant zorgt ervoor dat Eindgebruikers het Platform gebruiken in overeenstemming met de Overeenkomst, deze voorwaarden en toepasselijke wet en regelgeving.
5.4 Klant zal het Platform niet gebruiken voor:
- handelingen in strijd met wet of regelgeving;
- het versturen van spam, ongevraagde berichten of misleidende communicatie;
- het verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, BSN nummers of andere gevoelige gegevens, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en passende aanvullende maatregelen zijn getroffen;
- het uploaden of verspreiden van illegale, discriminerende, bedreigende, misleidende of schadelijke inhoud;
- het genereren of verspreiden van content die inbreuk maakt op rechten van derden;
- het omzeilen van beveiliging, reverse engineering, scraping, overbelasting of ander misbruik van het Platform;
- handelingen die de werking van het Platform, Aivoria of andere gebruikers kunnen schaden.
5.5 Aivoria mag het gebruik van het Platform per direct opschorten of beperken bij overtreding van dit artikel, bij betalingsachterstand, bij vermoeden van misbruik of wanneer dit nodig is ter bescherming van het Platform, Aivoria, Klant of derden.
5.6 Aivoria streeft naar een goede beschikbaarheid van het Platform, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid. Onderhoud, updates, beveiligingsmaatregelen, storingen of afhankelijkheden van derden kunnen tijdelijk leiden tot beperkte beschikbaarheid.
Artikel 6. AI, output en menselijk toezicht
6.1 Diensten van Aivoria kunnen gebruikmaken van AI technologie. Klant erkent dat AI output onjuist, onvolledig, verouderd, subjectief of misleidend kan zijn.
6.2 Klant is verantwoordelijk voor het controleren, beoordelen en gebruiken van AI output. AI output mag niet zonder menselijke controle worden gebruikt voor besluiten met juridische, medische, financiële, personele of andere zwaarwegende gevolgen, tenzij partijen hierover uitdrukkelijk aanvullende afspraken hebben gemaakt.
6.3 Aivoria gebruikt klantdata niet voor het trainen van eigen AI modellen of externe AI modellen, tenzij partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen.
6.4 Voor zover Aivoria externe AI dienstverleners inzet, maakt Aivoria afspraken dat klantdata niet wordt gebruikt voor training van AI modellen en dat gegevens na maximaal vier weken worden verwijderd, tenzij een kortere termijn of strengere afspraak geldt.
6.5 Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid, rechtmatigheid en geschiktheid van input die aan AI systemen wordt aangeboden.
Artikel 7. Fair use, gebruikslimieten en misbruik
7.1 Indien een dienst, abonnement of functionaliteit wordt aangeboden met onbeperkt gebruik, ruime bundels of fair use, geldt dit voor normaal zakelijk gebruik passend bij het gekozen pakket en het doel van de dienst.
7.2 Bij buitensporig gebruik, misbruik, geautomatiseerd massaal gebruik of gebruik dat onevenredige kosten, belasting of risico’s veroorzaakt, mag Aivoria het gebruik beperken, tijdelijk opschorten, aanvullende kosten in rekening brengen of een passend abonnement voorstellen.
7.3 Aivoria zal Klant waar redelijk mogelijk vooraf informeren wanneer sprake lijkt te zijn van buitensporig gebruik, tenzij directe actie nodig is vanwege veiligheid, continuïteit, misbruik of schadebeperking.
Artikel 8. Support, onderhoud en wijzigingen
8.1 Aivoria verleent support op de wijze die in de Overeenkomst, offerte of het gekozen pakket is afgesproken. Als niets specifieks is afgesproken, bepaalt Aivoria de redelijke wijze waarop support wordt verleend.
8.2 Support omvat geen werkzaamheden buiten de overeengekomen dienstverlening, zoals nieuwe functionaliteiten, wijzigingen in maatwerk, externe systeemstoringen, datacorrecties of herstelwerk door foutief gebruik, tenzij Aivoria dit schriftelijk accepteert.
8.3 Aivoria mag het Platform en de Diensten doorlopend verbeteren, wijzigen, beveiligen en onderhouden. Daarbij zal Aivoria rekening houden met de redelijke belangen van Klant.
8.4 Tijdelijke beperkingen door onderhoud of updates geven geen recht op schadevergoeding of terugbetaling, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 9. Prijzen en betaling
9.1 Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw, tenzij anders vermeld.
9.2 Aivoria mag prijzen jaarlijks indexeren op basis van het CBS prijsindexcijfer voor zakelijke dienstverlening of een vergelijkbare redelijke index. Een jaarlijkse indexatie geeft Klant geen recht om de Overeenkomst te beëindigen.
9.3 Naast jaarlijkse indexatie mag Aivoria prijzen, pakketten of gebruikslimieten aanpassen met een aankondigingstermijn van minimaal 30 dagen. Bij een wezenlijke prijsverhoging anders dan jaarlijkse indexatie mag Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de prijswijziging ingaat.
9.4 Klant betaalt maandelijks vooraf voor het gebruik van de Diensten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
9.5 Betaling vindt plaats via automatische betaling via een betaalprovider, creditcard, bankoverschrijving of factuur, afhankelijk van wat bij het aangaan van de Overeenkomst is overeengekomen.
9.6 Bij automatische betaling machtigt Klant Aivoria of haar betaalprovider om het verschuldigde bedrag periodiek af te schrijven. Klant zorgt voor voldoende saldo en een geldige betaalmethode.
9.7 Bij betaling via factuur worden facturen per e-mail verstuurd en moeten deze binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald.
9.8 Bij een mislukte automatische betaling of niet tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim, zonder dat een ingebrekestelling nodig is. Aivoria mag dan wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.
9.9 Bij betalingsachterstand mag Aivoria de Diensten opschorten tot het volledige openstaande bedrag is voldaan. Heractivering kan kosten met zich meebrengen.
9.10 Klant mag niet verrekenen of de betaling opschorten.
9.11 Eenmalige kosten voor setup, implementatie, training of maatwerk worden vooraf gefactureerd en moeten binnen 14 dagen worden voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 10. Looptijd en beëindiging
10.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, wordt de Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd en is deze maandelijks opzegbaar.
10.2 Opzegging gebeurt schriftelijk, waarbij e-mail volstaat, naar support@aivoria.nl, uiterlijk vóór het einde van de lopende factuurmaand. De Overeenkomst eindigt dan aan het einde van die maand.
10.3 Reeds betaalde bedragen voor de lopende maand worden niet gerestitueerd.
10.4 Indien partijen een afwijkende looptijd zijn overeengekomen, geldt die looptijd. Na afloop van een afwijkende looptijd wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd en maandelijks opzegbaar conform artikel 10.1 en 10.2, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
10.5 Aivoria mag de Overeenkomst per direct beëindigen indien:
- Klant in verzuim is met betaling na ingebrekestelling, voor zover een ingebrekestelling wettelijk vereist is;
- Klant in staat van faillissement verkeert, surseance van betaling heeft aangevraagd of zijn onderneming staakt;
- Klant in strijd handelt met deze voorwaarden, de Overeenkomst of toepasselijke wetgeving;
- voortzetting van de dienstverlening naar het redelijke oordeel van Aivoria leidt tot veiligheidsrisico’s, misbruik of schade.
10.6 Bij beëindiging eindigt het gebruiksrecht op het Platform en kunnen accounts worden gesloten.
10.7 Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren of veiligstellen van gegevens, bestanden, content en andere materialen vóór het einde van de Overeenkomst.
10.8 Klantdata wordt na beëindiging maximaal 30 dagen bewaard en daarna verwijderd, behoudens wettelijke bewaartermijnen of afwijkende schriftelijke afspraken.
Artikel 11. Maatwerk en intellectueel eigendom
11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de Diensten, bijbehorende documentatie, ontwerpen, workflows, prompts, templates, databasestructuren, automatiseringen en standaardonderdelen berusten bij Aivoria of haar licentiegevers.
11.2 Bij maatwerk verleent Aivoria Klant een niet exclusief, niet overdraagbaar gebruiksrecht voor het overeengekomen doel. De onderliggende code, methodieken, prompts, workflows, templates, koppelingen en bouwblokken blijven eigendom van Aivoria, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
11.3 Klant behoudt alle rechten op materialen die hij aan Aivoria aanlevert, zoals teksten, logo’s, foto’s, data en huisstijlbestanden. Klant verleent Aivoria het recht deze materialen te gebruiken voor zover nodig om de Diensten uit te voeren.
11.4 Klant garandeert dat hij bevoegd is om aangeleverde materialen, data en content aan Aivoria beschikbaar te stellen en vrijwaart Aivoria voor aanspraken van derden op dit punt.
11.5 Aivoria mag de naam en het logo van Klant gebruiken als referentie, tenzij Klant hier vooraf of achteraf schriftelijk bezwaar tegen maakt.
Artikel 12. Data, back ups en export
12.1 Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van gegevens die hij via de Diensten verwerkt of laat verwerken.
12.2 Aivoria spant zich in om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter bescherming van klantdata, maar garandeert niet dat verlies van data in alle gevallen kan worden voorkomen.
12.3 Klant blijft verantwoordelijk voor het bewaren van eigen kopieën van gegevens, bestanden, content, documenten en andere materialen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
12.4 Indien exportfunctionaliteit beschikbaar is, kan Klant deze gebruiken om gegevens veilig te stellen. Als maatwerkexport nodig is, kan Aivoria hiervoor redelijke kosten in rekening brengen.
Artikel 13. Verwerking van persoonsgegevens
13.1 Voor zover Aivoria bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens Klant, treedt Aivoria op als verwerker en Klant als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
13.2 Indien een verwerkersovereenkomst vereist is op grond van de AVG, werken partijen mee aan het sluiten daarvan. Deze verwerkersovereenkomst of aanvullende verwerkingsafspraken maken dan onderdeel uit van de Overeenkomst.
13.3 Klant is verantwoordelijk voor het bepalen van de doeleinden en middelen van de verwerking, voor het informeren van betrokkenen en voor het hebben van een geldige grondslag voor de verwerking.
13.4 Voor verwerkingen waarin Aivoria zelf verwerkingsverantwoordelijke is, zoals websitebezoek, contactformulieren, commerciële opvolging en eigen klantadministratie, geldt de privacyverklaring van Aivoria op aivoria.nl.
13.5 Klant verwerkt via de Diensten geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, BSN nummers of andere gevoelige gegevens, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en passende aanvullende maatregelen zijn getroffen.
Artikel 14. Aansprakelijkheid
14.1 De totale aansprakelijkheid van Aivoria voor toerekenbare tekortkomingen is beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit aan Aivoria heeft betaald, exclusief btw, met een maximum van € 10.000.
14.2 Aivoria is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van data, verlies van klanten, gemiste omzet, claims van derden of bedrijfsstagnatie.
14.3 De beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Aivoria.
14.4 Aivoria is niet aansprakelijk voor AI output. Klant is verantwoordelijk voor de controle, beoordeling en het gebruik van AI output. AI gegenereerde inhoud kan onjuist, onvolledig, verouderd of misleidend zijn.
14.5 Aivoria is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van storingen, fouten, beperkingen, prijswijzigingen of uitval bij derden, waaronder hostingpartijen, AI dienstverleners, softwareleveranciers, API aanbieders, social media platforms en betaalproviders.
14.6 Klant vrijwaart Aivoria voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de Diensten door Klant of zijn Eindgebruikers, uit door Klant aangeleverde materialen of uit schending van deze voorwaarden.
14.7 Een aanspraak op schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen 12 maanden na ontdekking schriftelijk is gemeld.
Artikel 15. Overmacht
15.1 Aivoria is niet gehouden tot nakoming bij overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen of uitval van internet, hostingproviders, AI dienstverleners, softwareleveranciers, API aanbieders, social media platforms, betaalproviders, cyberaanvallen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, pandemieën, stakingen en andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Aivoria.
15.2 Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding.
Artikel 16. Geheimhouding
16.1 Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst.
16.2 Onder vertrouwelijke informatie valt in ieder geval informatie over bedrijfsprocessen, klanten, systemen, tarieven, strategieën, technische documentatie, data, knowhow en niet openbaar gemaakte functionaliteiten.
16.3 Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van de Overeenkomst.
16.4 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die al openbaar was, rechtmatig van een derde is ontvangen of openbaar moet worden gemaakt op grond van wetgeving of een bindend besluit van een bevoegde instantie.
Artikel 17. Wijziging van de voorwaarden
17.1 Aivoria mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd via e-mail, het Platform of de website.
17.2 Maakt Klant binnen 30 dagen schriftelijk bezwaar tegen een wezenlijke wijziging in zijn nadeel, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding.
17.3 Het opzeggingsrecht uit artikel 17.2 geldt niet voor wijzigingen die noodzakelijk zijn vanwege wetgeving, beveiliging, technische aanpassingen, wijzigingen van derden of wijzigingen die de positie van Klant niet wezenlijk nadelig beïnvloeden.
Artikel 18. Slotbepalingen
18.1 Op deze voorwaarden en alle Overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
18.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland, locatie Arnhem, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
18.3 De Nederlandse versie van deze voorwaarden is leidend bij eventuele vertalingen.
18.4 Aivoria mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een gelieerde onderneming of rechtsopvolger, mits de dienstverlening voor Klant hierdoor niet wezenlijk nadelig wordt beïnvloed.
Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via support@aivoria.nl.