Aivoria B.V. respecteert je privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Aivoria B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij wij persoonsgegevens verwerken namens een klant. In dat geval kan Aivoria optreden als verwerker en is de klant de verwerkingsverantwoordelijke.
Contactgegevens Aivoria B.V.
Lievendaal 11
6651 EZ Druten
KvK: 90977416
BTW: NL865515463B01
E mail: support@aivoria.nl
2. Welke gegevens verwerken wij?
Via de website aivoria.nl
Contactformulier. Wanneer je het contactformulier invult, verwerken wij de gegevens die je zelf aan ons verstrekt, zoals:
- naam
- e-mailadres
- telefoonnummer, indien ingevuld
- de inhoud van je bericht
Chatwidget. Op onze website kan een chatwidget aanwezig zijn. Wanneer je daar een gesprek start, verwerken wij de berichten die je verstuurt en eventuele persoonsgegevens die je zelf in het gesprek deelt.
Analytische tools. Wij gebruiken analytische tools om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Deze tools kunnen daarbij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Wij proberen deze tools zo privacyvriendelijk mogelijk in te stellen. Voor zover toestemming wettelijk vereist is voor analytische cookies of vergelijkbare technieken, vragen wij hiervoor toestemming via onze cookiebanner.
Via onze diensten
Wanneer je klant bent of via een klant gebruikmaakt van onze diensten, zoals Aivoria KS, automatiseringen, social media beheer of maatwerkoplossingen, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die binnen die dienst worden ingevoerd, gekoppeld of gegenereerd.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken binnen klantomgevingen, treden wij in veel gevallen op als verwerker namens onze klant. Voor maatwerkdiensten leggen wij deze afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Voor overige diensten leggen wij afspraken over verwerking waar nodig vast in overeenkomsten, aanvullende voorwaarden of verwerkingsafspraken.
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Reageren op contactverzoeken en aanvragen | Gerechtvaardigd belang of voorbereiding van een overeenkomst |
| Uitvoering van overeenkomsten met klanten | Uitvoering van een overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting |
| Verbeteren van onze website en dienstverlening | Gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van de situatie |
| Marketing en commerciële opvolging | Gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van het kanaal en de situatie |
| Beveiliging, logging en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang |
Gebruik van AI diensten. Wij gebruiken persoonsgegevens van klanten niet om eigen AI modellen te trainen. Met externe AI partijen maken wij afspraken dat gegevens niet worden gebruikt voor het trainen van modellen. Daarnaast worden gegevens bij deze externe AI partijen na maximaal vier weken verwijderd, tenzij een kortere termijn is afgesproken of verwerking langer wettelijk noodzakelijk is. Wij beperken de gegevens die wij delen met AI diensten zoveel mogelijk tot wat nodig is voor de betreffende functionaliteit.
4. Hoe lang bewaren wij gegevens?
| Type gegeven | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactformulier en e-mailcorrespondentie | Tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij langere bewaring nodig is voor een lopende klantrelatie, overeenkomst of juridisch geschil |
| Chatgesprekken op de website | 12 maanden, tenzij een langere termijn nodig is voor opvolging of beveiliging |
| Klant en factuurgegevens | 7 jaar vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht |
| Analytische gegevens | 14 maanden, tenzij de instellingen anders worden aangepast |
| Gegevens binnen Aivoria portalen en klantomgevingen | Conform de afspraken met de klant, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst, aanvullende voorwaarden of verwerkingsafspraken |
| Gegevens verwerkt via externe AI partijen | Maximaal vier weken bij de externe AI partij, op basis van de afspraken die wij met deze partijen maken |
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening. In deze privacyverklaring noemen wij bewust categorieën van ontvangers in plaats van losse leveranciersnamen. Zo blijft de verklaring duidelijk en actueel, terwijl je wel inzicht krijgt in het soort partijen waarmee gegevens kunnen worden gedeeld.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten of andere passende afspraken. Als een partij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen ook de privacyvoorwaarden van die partij gelden.
Categorieën van ontvangers
- hosting en infrastructuurpartijen voor websites, portalen, databases, servers en opslag
- software en ontwikkelplatformen voor het bouwen, beheren en verbeteren van onze diensten
- AI dienstverleners voor taalmodellen, chatbots, digitale assistenten, beeldgeneratie en automatiseringen
- automatisering en integratieplatformen voor koppelingen tussen systemen
- analyse en cookie tools voor website statistieken en verbetering van de website
- e mail, CRM en support systemen voor klantcontact, opvolging en ondersteuning
- administratieve en financiële dienstverleners voor boekhouding, facturatie en fiscale verplichtingen
- social media platformen en API koppelingen voor het beheren, plannen en publiceren van content
- beveiligings en loggingdiensten voor toegangscontrole, monitoring en misbruikpreventie
- bevoegde overheidsinstanties of toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen
AI en verwerking
Voor AI functionaliteiten kunnen wij gebruikmaken van externe AI dienstverleners. Met deze partijen maken wij afspraken dat gegevens niet worden gebruikt voor training van modellen en dat gegevens na maximaal vier weken worden verwijderd, tenzij een kortere termijn is afgesproken of verwerking langer wettelijk noodzakelijk is. Wij beperken de gegevens die wij delen met AI dienstverleners zoveel mogelijk tot wat nodig is voor de betreffende functionaliteit.
Omdat sommige externe diensten of subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte kunnen verwerken, maken wij waar nodig gebruik van passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses.
Social media koppelingen
Voor onze social media beheerdiensten kunnen wij gebruikmaken van officiële API koppelingen van social media platformen. Gegevens die via deze platformen lopen, kunnen ook onder het privacybeleid en de voorwaarden van deze platformen vallen.
Op verzoek kunnen wij meer informatie geven over de belangrijkste subverwerkers die voor een specifieke dienst worden gebruikt.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan versleutelde verbindingen, toegangscontrole, logging, beperkte toegang tot systemen, beveiligde hosting en afspraken met leveranciers. Waar mogelijk maken wij gebruik van hosting en infrastructuur binnen de Europese Unie. Voor bepaalde externe diensten, zoals AI functionaliteiten, kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden zoals hierboven beschreven.
7. Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG het recht om:
- inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
- gegevens te laten corrigeren of verwijderen
- de verwerking te laten beperken
- bezwaar te maken tegen de verwerking
- je gegevens te laten overdragen, voor zover dit recht van toepassing is
- een gegeven toestemming in te trekken
Stuur je verzoek naar support@aivoria.nl. Wij reageren binnen vier weken. Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8. Cookies
Onze website gebruikt functionele cookies om de website goed te laten werken. Daarnaast kunnen analytische cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt om het gebruik van de website te meten.
Voor cookies waarvoor toestemming verplicht is, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner. Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner of de instellingen in je browser.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op aivoria.nl. Belangrijke wijzigingen communiceren wij actief wanneer dat passend of wettelijk verplicht is.
10. Vragen?
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Mail dan naar support@aivoria.nl.